内定辞退のやり方|電話・メールで伝える際の例文と注意点

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内定辞退_やり方

複数の企業から内定をもらったら、入社する1社以外は内定辞退することになるでしょう。「内定辞退を申し出たら怒られるかも…」と思う方もいるかもしれませんね。

しかし、なるべく早めに内定辞退したい旨を伝えると意外にあっさり済むことも多いです。きちんとマナーを守って誠意ある態度を見せると怒られることはそうありません。

そこで、今回はマナーを守った内定辞退のやり方を解説します。電話やメールで伝える際の流れや例文、注意点などをまとめたので、ぜひ参考にしてください。

内定辞退の連絡方法で多かったやり方は?

まずは、先輩内定者の意見を聞いてみましょう。少数派ではあるものの、内定辞退の経験がある方もいます。

内定辞退の連絡方法としては、主に「直接会う」「電話」「メール」の3つ方法があり、約半数の先輩内定者が、電話で内定辞退を申し出ています。メールで済ますのは失礼にあたると思ったようですね。エージェントや若者ハローワークの担当者から電話で連絡するようにアドバイスをもらったという意見もありました。

やはり電話が最もスタンダードな内定辞退の手段だといえるでしょう。

次に多いのがメール。就職活動や転職活動では、主なやりとりがメールであることが多いため、メールを選んだようです。電話が苦手だったり、内定辞退を申し出ると怒られるかもしれないと不安だったりする方もメールを選んでいました。

メールで伝えるとやりとりが残るので安心という方もいるでしょう。しかし、メールで連絡しても企業から返信が来なかったこともあるようです。少しもやもやしますよね。本当にメールが届いているのか不安になって、メールの後に電話することになるかもしれません。

少数派なのが、直接会うという手段です。直接会う場合、事前に電話もしくはメールで会う日の調整をしなければいけないので、そう多くはないのでしょう。

仮に、「内定の件で謝罪したいのですが…」と言っても、「お時間をいただかなくても問題ありません。このお電話で承りました」と言われるかもしれません。稀に企業から「直接会って内定辞退してほしい」と言われることもあります。

その場合、ただ単純に誠意を見せてほしい場合と引き留めたい場合が考えられます。直接会って粘り強く引き留められる可能性もあるので、自分の言葉できちんと断れるように準備しておくとよいでしょう。面倒で何も連絡しなかったという方もいますが、それは好ましくありません。何度電話をかけても担当者に繋がらないという場合もありますが、その際はメールを送ればよいのです。

どのような状況でも、まったく連絡しないのは避けましょう。内定辞退した企業が社会人になったときの取引先になることも可能性としてはあります。のちのちどのような縁があるか分からないです。

また、採用選考を通してお金と時間をかけてくれた感謝と入社できないことに対する謝罪は誠意を持って伝えましょう。すっきりした気持ちで新生活をスタートさせたいですよね。

内定辞退のやり方5選|電話・メールなどの例文も紹介

次に、内定辞退のやり方のポイントを解説します。マナーを守って丁寧に対応すると、トラブルを防げますよ。

直接会う際の流れ

必須ではありませんが、採用活動で大変お世話になり、直接会って内定辞退を申し出たい方もいるでしょう。その場合は、メールで、直接会って謝罪したい旨を伝え、会う日程を調整してもらいます。ただし、直接会って伝えるのは丁寧ですが、相手に時間をいただいているので、臨機応変に対応するのが大切です。

日程調整をする際に「内定の件でお会いしたいのですが」と言った時点で「内定辞退の件ですか?」と察する人事部担当者もいます。もし、「内定辞退の申し出は電話やメールで問題ありません」と言われたら、引き下がりましょう。企業によってはわざわざ会う時間をとることに嫌悪感を抱くところもあるので、気を付けてください。

電話で伝える際の流れと例文

内定辞退は電話で伝えるのが基本です。戸惑わないようにやりとりの流れと例文を紹介します。

流れ

電話する際は、時間帯・電話をかける場所・言葉遣いに気を付けてください。相手は社会人ですので、業務時間内の比較的忙しくない時間帯を選ぶべきです。出社・退社の間際やお昼休憩の時間は避けた方がよいでしょう。

一般的には午前10時もしくは午後2時から4時が好ましいとされています。ただし、業界業種によっても変わるので、きちんと配慮しましょう。また、静かな場所から電話をかけてください。駅や繁華街など騒がしいところから電話をかけるのはNGです。

言葉遣いは丁寧に。内定辞退の理由を聞かれることもあるので、失礼ない答え方ができるように準備しておくと安心ですね。

例文

電話での会話例文は以下の通りです。

―電話をかける―

お世話になっております。
内定の通知をいただきました、〇〇大学の〇〇と申します。
採用担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか?

―担当者にかわる―

この度は、内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
大変申し上げにくいことなのですが、検討の結果、この度は御社よりいただきました内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。私が今後どのように社会に貢献できるかを真摯に考えたところ、別の企業とのご縁を感じ、他社への入社を決意いたしました。

貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、ご期待に沿えず大変申し訳ございません。

メールで伝える際の流れと例文

次に、メールで伝えるケースを考えましょう。内定辞退は電話で伝えるのが基本ですが、何度電話をかけても繋がらない場合はメールを送ってください。電話が繋がらなかったといって、何も連絡しないのはNGです。

流れ

電話をして繋がらなかった場合にメールを送るなら、「先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたのでメールにて失礼致します」と一言添えるとよいでしょう。

例文

メールの例文は以下の通りです。

件名:内定辞退のご連絡
本文:
○○株式会社 人事部
○○様

お世話になっております。
内定の通知をいただきました、〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇です。
先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたので、メールにて失礼致します。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
嬉しいお知らせを頂戴したなかで大変心苦しいのですが、今回の内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

履歴書や職務経歴書にお目通しをいただいたり、面接でのご対応をしていただいたりと、貴重なお時間を割いてくださったにもかかわらず、このようなご連絡になりますことを大変心苦しく感じております。

本来であれば貴社へお伺いし、直接お詫びをするべきところではございますが、メールでのご連絡となるところを、何卒ご容赦いただきたくお願い申し上げます。

就職活動を通して、貴社をはじめ担当者の〇〇様には大変お世話になりました。
末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。

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【署名】
名前
住所
電話番号
メールアドレス

理想は電話で伝えた上でメールでも送る

電話で伝えた上で、メールを送ったり手紙を書いたりする方もいます。電話だけでは気が引ける場合は、検討するとよいでしょう。メールでやりとりすると内定辞退した記録が残るので、安心できるかもしれませんね。

内定辞退代行サービスの利用

どうしても内定辞退を伝えるのが億劫な場合や強い引き留めにあった場合は、内定辞退代行サービスを利用する方がいます。本来であれば、自分で伝えるべきですが、やむを得ない場合は内定辞退代行サービスの利用を検討してください。何も連絡しないのはいけません。

内定辞退代行サービスなら、当日対応可能で業界最安水準の「リクセル」がおすすめです。内定辞退ができなくて強いストレスを感じるなら、ぜひチェックしてください。

内定辞退を伝える際の5つのマナー

内定辞退を伝える際の5つのマナーを解説します。きちんとマナーを把握しておくのは大切なことです。

基本は受けた方法で返答する?

内定の通知を受けた方法で内定辞退を申し出るべきという考え方もあります。内定の通知は、電話で来る場合が多いので、内定辞退も電話で連絡するという考え方です。以前であれば直接会って内定辞退の旨を謝罪すべきだとされていましたが、今では電話で十分だと考える企業も少なくありません。

なるべく早く連絡する

企業は採用活動に多くのお金と時間をかけています。

仕事とはいえ、時間をかけて履歴書・職務経歴書に目を通し、真剣に面接で対話してくれたことに対する感謝の気持ちを忘れてはいけません。また、入社できないので期待に応えられないことに対する謝罪も必要でしょう。

また、企業は採用計画をしっかり立てた上で内定通知を出しているので、予定を狂わしたかもしれません。それらのことを配慮すると、内定辞退する旨を決めたら、なるべく早く連絡すべきだと理解できるでしょう。

伝えづらいからと時間を置くほど、余計に気が重くなります。企業に迷惑をかけないように速やかに連絡を入れましょう。

電話やメールは忙しくない時間帯にかける

電話やメールは、業務時間内の忙しくない時間帯を選ぶべきです。一般的には午前10時もしくは午後2時から4時が好ましいとされています。

「メールはいつでもよいのでは?」と考える方もいますが、非常識な時間帯は避けた方が無難です。よくない印象を与えかねません。また、やむを得ない事情で夜にしかメールを送れないときは「夜分遅くに失礼致します」と一言添えましょう。

内定辞退の連絡をしないのはNG

何度も電話が繋がらない場合は、メールで内定辞退を申し出ましょう。内定辞退の連絡ができない理由はないはずですので、何も連絡しないのはいけません。企業に迷惑をかけます。

転職エージェントを利用している場合連絡は任せる

エージェントを利用している場合は、担当者に内定辞退を伝えると問題ありません。その際に、担当者から何かアドバイスがあるか伺ってもよいでしょう。もしかすると、本人からも伝えた方がよい、手紙を送った方がよい、といったアドバイスがあるかもしれません。

内定辞退の連絡はいつすべきか?

最後に、内定辞退の連絡はいつすべきかというポイントを押さえます。大切なのは、速やかな連絡です。

理想はできるだけ早く|分かったタイミングで

内定辞退は、分かったタイミングでできるだけ早く行いましょう。企業によっては、内定の通知をした後2週間以内に、1ヶ月以内に、という返答の期限を設けられることあります。その期限は守ってください。もし、やむを得ない事情で判断をしかねる場合も、その旨を伝えましょう。何も連絡をせずに期限を過ぎるのはNGです。

他には、内定式の前までには内定辞退を連絡すべきという考え方もあります。内定式を行った段階で採用活動を終了し、入社の準備を始める企業も少なくないためです。

民法上は2週間前までに

民法上では、入社日の2週間前までに内定辞退を行えばよいということになっています。民法627条1項で以下のように定められているためです。

民法627条1項:期間の定めのない雇用の解約の申入れ
当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申し入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申し入れの日から2週間を経過することによって終了する。
引用元:民法

正社員といった雇用期間に期限のない労働契約の場合、2週間前に労働契約を破棄したい旨を伝えれば、いつでもいかなる理由でも解約できます。

2週間前までに内定辞退を申し出て、強い引き留めにあった際はこのことを思い出すとよいでしょう。

入社直前の内定辞退はマナー違反

繰り返しになりますが、内定辞退はなるべく早く申し出るのが基本です。民法上では入社日の2週間前でよいとされていますが、それだと非常識だと思う企業もあるでしょう。

入社直前の内定辞退はマナー違反で、企業に迷惑をかけます。内定辞退の連絡は、気が重いかもしれませんが、遅らせてもよいことはありません。

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