社外取締役と責任限定契約の関係性|締結の必要性や得られる効果と手続き方法を解説

社外役員

社外取締役_責任限定契約

社外取締役に優秀な人材を迎え入れたいものの、責任の大きさに対する不安から、なかなか快い返事をもらえなくて困る企業は少なくないかもしれません。

いくら社外取締役が責任のある立場とはいえ、本業でない会社との一蓮托生を望む人はまずいないでしょう。

なので、社外取締役との契約にあたっては「責任限定契約」を締結するのが一般的です。

責任限定契約とはいったいどのような契約のことなのでしょうか。

この記事では、責任限定契約の基礎的な知識に加え、社外取締役と契約締結することの抗効果や必要姓、具体的な手続き方法などについて解説します。

責任限定契約とは

責任限定契約とは、株式会社の役員等が任務懈怠行為を行った際に負う損害賠償責任について、一定の要件を満たすことで、その責任の一部が免除される契約のことをいいます。

(役員等の株式会社に対する損害賠償責任)

第四百二十三条 取締役、会計参与、監査役、執行役又は会計監査人(以下この章において「役員等」という。)は、その任務を怠ったときは、株式会社に対し、これによって生じた損害を賠償する責任を負う。

(責任限定契約)

第四百二十七条 第四百二十四条の規定にかかわらず、株式会社は、取締役(業務執行取締役等であるものを除く。)、会計参与、監査役又は会計監査人(以下この条及び第九百十一条第三項第二十五号において「非業務執行取締役等」という。)の第四百二十三条第一項の責任について、当該非業務執行取締役等が職務を行うにつき善意でかつ重大な過失がないときは、定款で定めた額の範囲内であらかじめ株式会社が定めた額と最低責任限度額とのいずれか高い額を限度とする旨の契約を非業務執行取締役等と締結することができる旨を定款で定めることができる。

引用元:会社法第423条、第427条

この項目では、責任限定契約を締結できる対象や要件など基礎的な知識を確認していきましょう。

契約の締結対象

責任限定契約は誰とでも締結できるわけではありません。契約の締結主体は以下の通り。

  • 取締役(業務執行取締役等を除く)
  • 会計参与
  • 監査役
  • 会計監査人

これらの役職は、客観的な立場から会社の適正な運営を手助けすることが求められています。

となると、適正な運営に役立つ人材を集め、能力を遺憾なく発揮してもらうためには、リスクを恐れず率直な意見が言える環境の構築が必要不可欠です。

そのため、取締役や監査役等の社外性を有する役職者については、損害賠償の限度額を定めることで、リスクや萎縮効果を減らすことが責任限定契約のねらいといえます。

契約締結の要件

いくら社外取締役や監査役が会社の適正な運営に役立つ存在だとはいえ、無制限に責任限定契約が締結できてしまうと、期待した効果が得られない恐れがあります。

なので、責任限定契約は一定の要件を満たした場合に限り締結が認められています

責任限定契約の締結における要件は以下の通り。

  1. 定款に定めがあり、かつ、登記がなされていること
  2. 職務執行につき善意・無重過失であること
  3. 定款の変更にあたり監査役の同意があること(監査役がいる会社のみ)

まず責任限定契約の締結にあたっては、定款にその旨定めてある必要があります。定款に定めがなされていても、登記がされていなければ無効です。

また責任限定契約のために定款変更を行う場合、監査役が選任されている会社は監査役からの同意を得なくてはなりません。

仮に契約を結んだとしても、有効となるのは本人が職務執行につき善意・無重過失である場合に限られます

契約で得られる効果と必要性

責任限定契約を社外取締役と締結することは、一見企業側にはそこまでメリットがないようにも思えます。

この項目では、社外取締役と責任限定契約を結ぶことの効果や、その必要性などについてを確認していきましょう。

契約による効果

本来取締役は会社に対して任務懈怠責任を負っており、責任限定契約を締結することで賠償責任の一部が免除されるのはこれまでに説明した通り。

免除額の決め方には以下の2通りがあります。

  1. あらかじめ定款で定めた金額
  2. 損害賠償額から最低責任限度額を引いた金額

最低責任限度額とは、決められた年数分の報酬額と新株予約権で得た利益の合計額のことです。社外取締役の場合は2年間分の報酬額と新株予約権で得た利益の合計額となります。

その最低責任限度額を損害賠償額から引いたものが免除額です。

損害賠償額ー最低責任限度額=免除額

定款で定めた金額と損害賠償額から最低責任限度額を引いた金額のうち、より高いほうが免除額として社外取締役に請求されることになります

(責任の一部免除)

第四百二十五条 前条の規定にかかわらず、第四百二十三条第一項の責任は、当該役員等が職務を行うにつき善意でかつ重大な過失がないときは、賠償の責任を負う額から次に掲げる額の合計額(第四百二十七条第一項において「最低責任限度額」という。)を控除して得た額を限度として、株主総会(株式会社に最終完全親会社等(第八百四十七条の三第一項に規定する最終完全親会社等をいう。以下この節において同じ。)がある場合において、当該責任が特定責任(第八百四十七条の三第四項に規定する特定責任をいう。以下この節において同じ。)であるときにあっては、当該株式会社及び当該最終完全親会社等の株主総会。以下この条において同じ。)の決議によって免除することができる。

引用元:会社法第425条

社外取締役とは責任限定契約でなければいけないのか?

責任限定契約の目的は端的に言うと、社外取締役に優秀な人材を迎えやすくするためです。

法的責任を問われた際に高額な賠償責任を負わされかねないとなると、社外取締役になりたがらないのも当然といえます。

ですから、責任限定契約により、法的責任の一部を免除してあげることで社外取締役就任のリスクを減らすのであり、ということは近しい効果が得られるのであれば、何も責任限定契約に固執することはありません、

そうした社外取締役に課された法的責任の一部を免除する他の手段には以下が挙げられます。

  • 総株主の同意による(会社法424条)
  • 株主総会決議による免除(会社法425条)
  • 取締役会決議による免除(会社法426条)

もし責任限定契約の締結が難しいようであれば、上記手段のうちいずれかで社外取締役の責任の一部を免除することを検討してもよいでしょう。

D&O保険(役員賠償責任保険)との併用に関して

社外取締役に就任しやすい環境を整える方法としては、D&O保険(役員賠償責任保険)の活用も考えられます。

D&O保険は、役員の行為を理由になされた損害賠償請求に損害に対して補償の範囲内で、損保会社が保険金を支払う保険です。

経済産業省の委託調査「日本と海外の役員報酬の実態及び制度等に関する調査報告書」によると、上場企業の約 9 割(回答企業数 253 社中 225 社が「加入している」と回答)がD&O保険に加入しています。

責任限定契約の締結と同様にD&O保険には、役員等の萎縮防止や、優秀な人材を確保しやすくなる効果が期待されている一方で、会社と役員等の間に利益相反が起こる懸念や、契約内容によってモラルハザードが生じる危険性が指摘されていました。

ですが、令和元年の会社法改正で、D&O保険に関する規定が設けられ、締結可能である旨の規定とともに、内容や手続の適正性を担保するための規定が明文化されました。

(役員等のために締結される保険契約)

第四百三十条の三 株式会社が、保険者との間で締結する保険契約のうち役員等がその職務の執行に関し責任を負うこと又は当該責任の追及に係る請求を受けることによって生ずることのある損害を保険者が塡補することを約するものであって、役員等を被保険者とするもの(当該保険契約を締結することにより被保険者である役員等の職務の執行の適正性が著しく損なわれるおそれがないものとして法務省令で定めるものを除く。第三項ただし書において「役員等賠償責任保険契約」という。)の内容の決定をするには、株主総会(取締役会設置会社にあっては、取締役会)の決議によらなければならない。

2 第三百五十六条第一項及び第三百六十五条第二項(これらの規定を第四百十九条第二項において準用する場合を含む。)並びに第四百二十三条第三項の規定は、株式会社が保険者との間で締結する保険契約のうち役員等がその職務の執行に関し責任を負うこと又は当該責任の追及に係る請求を受けることによって生ずることのある損害を保険者が塡補することを約するものであって、取締役又は執行役を被保険者とするものの締結については、適用しない。

3 民法第百八条の規定は、前項の保険契約の締結については、適用しない。ただし、当該契約が役員等賠償責任保険契約である場合には、第一項の決議によってその内容が定められたときに限る。

引用元:会社法第430条の3

この改正で、D&O保険活用によるリスクは減り、利用しやすくなったといえ、責任限定契約と併用することで、会社はより優秀な人材が負担を負わずとも確保しやすくなったといえるでしょう。

社外取締役と責任限定契約を締結する際の手順

この項目では、社外取締役と責任限定契約を締結する際の手順を確認していきましょう。

株主総会での特別決議

社外取締役と責任限定契約を締結するにあたり、その旨の定めがない場合、まず定款変更の手続きが必要です。

定款を変更するには、株主総会で特別決議を行い、その議事録を作成し、法務局に提出して、登記申請まで行う必要があります。

また株主総会で特別決議を行うにあたって、監査役設置会社であれば監査役等の同意、取締役会設置会社では取締役会決議、取締役会非設置会社においては取締役の過半数の決定が必要となります。

社外取締役との責任限定契約の締結

定款変更後、社外取締役との責任限定契約が締結可能となります。契約の締結は口頭でも可能ですが、当然書面で行われるのが一般的です。

また責任限定契約の締結に関しては、取締役会の専決事項たる重要な業務執行に該当するため、取締役会設置会社では取締役会決議、取締役会非設置会社においては取締役の過半数の決定を経て締結しなければなりません

なお、責任限定契約を締結した社外取締役等が、業務執行役員等に就任したときは、当該契約の効力は将来に向かって失われます。

また、責任限定契約が有効となるのは、会社に対する任務懈怠責任に関してのみで、取締役らが第三者に与えた損害については、対象とならないので注意が必要です。

事前・事後の契約に関する開示

社外取締役選任の際、株主総会参考書類の交付を行う場合に、当該候補者と責任限定契約の締結、または、その予定があるときは、契約の内容の概要について記載が必要です。

(取締役の選任に関する議案)

第七十四条 取締役が取締役(株式会社が監査等委員会設置会社である場合にあっては、監査等委員である取締役を除く。次項第二号において同じ。)の選任に関する議案を提出する場合には、株主総会参考書類には、次に掲げる事項を記載しなければならない。

四 候補者と当該株式会社との間で法第四百二十七条第一項の契約を締結しているとき又は当該契約を締結する予定があるときは、その契約の内容の概要

引用元:会社法施行規則第74条1項4号

また、責任限定契約を締結した場合に、契約した社外取締役の任務懈怠行為で損害を受けたと知った際は、その後最初に招集される株主総会で、以下の項目についての開示が必要となります。

  • 責任の原因となった事実と賠償責任額
  • 免除額の限度と算定の根拠
  • 契約の内容と契約締結の理由
  • 賠償責任を負わないとされた額

参考:会社法第427条4項

なお、事後開示の項目に関して、株主は異議を述べることはできません。

社外取締役との責任限定契約の締結には弁護士に相談したほうがよい理由

これまで社外取締役との間に責任限定契約を締結したことがない企業の場合、一度弁護士に相談してから契約にするのが望ましいといえます。

前述したように、社外取締役と責任限定契約を締結するには、法律で定められた要件を満たさなければなりません。

現在、社外取締役を担える人材のニーズは高まる一方であり、自社に合いそうな候補が見つかった場合は、急ぎ迎え入れのために動く必要があります。

にもかかわらず、要件の不備で責任限定契約が締結に手間取ってしまえば、せっかくの社外取候補を逃してしまうかもしれません。

なので、責任限定契約を締結できる環境の構築に関して、弁護士に相談・依頼することで、不備なく速やかに体制を整えることが大切です

■責任限定契約のひな形

責任限定契約書

○○(以下「甲」という。)と株式会社○○(以下「乙」という。)とは,乙の業務執行取締役でない取締役(以下「非業務執行取締役」という。)甲の責任について,以下のとおり責任限定契約(以下「本契約」という。)を締結する。

第1条(目 的)

本契約は,会社法第427条その他の法令および乙の定款の定めに従い,甲が乙の非業務執行取締役として職務を行うにつき乙に対し損害を与えた場合における,会社法第423条第1項に基づく甲の損害賠償責任に関して限度を定めることを目的とする。

第2条(法令および定款と本契約との関係)

本契約に定めのない事項に関しては,会社法その他の法令および乙の定款の定めるところによる。

第3条(責任限定)

甲の会社法第423条第1項の責任について,甲が職務を行うにつき善意でかつ重大な過失がないときは,甲の責任は,金○○万円と会社法第425条第1項で定める最低責任限度額とのいずれか高い金額を限度とする。

第4条(責任限定手続)

1 甲が本契約に基づき責任限定を求める場合,甲は,乙所定の様式に従い書面によって乙に対しこれを求めるものとする。この場合,甲は,責任限定が相当であることを基礎づける文書等の資料を添付するものとする。

2 前項の求めがあった場合,甲乙誠意をもって協議を行うものとする。

3 甲に対する会社法第423条第1項の責任に関する損害賠償請求訴訟等が提起された場合,甲は,かかる訴訟等の手続において自ら本契約を援用して責任限定を主張するものとし,甲がかかる主張を行わなかった場合には,前条の規定に基づく責任限定を受ける権利を喪失する。

第5条(責任限定がなされない場合)

1 次の各号の一に該当する場合には,甲は,第3条の規定に基づく責任限定がなされないものとする。

(1) 甲の乙に対する訴訟上の請求において,乙が相殺の抗弁または反訴として甲に対して会社法第423条第1項に基づく損害賠償請求がなされる場合(ただし,かかる損害賠償請求に関して乙の取締役会が甲に対する責任限定を承認した場合,および本契約,乙の定款または法令による責任限定の確認請求を行う場合を除く。)。

(2) 裁判所の終局判決(仲裁判断等それと同様の効果を持つものを含む。)によって本契約に基づく責任限定は無効または違法であると判断された場合。

2 会社法第356条第1項第2号の取引(自己のためにした取引に限る。)をした甲の損害賠償責任については,第3条の規定に基づく責任限定はなされないものとする。

第6条(株主総会に対する情報の開示)

甲は,甲が任務を怠ったことにより損害を受けたことを乙が知ったときは,その後最初に招集される株主総会において乙が次の事項を開示しなければならないことを認識し,その開示に関して本契約において予め承諾し,これに異議を唱えないものとする。

(1) 会社法第425条第2項第1号および第2号に掲げる事項

(2) 本契約の内容および本契約を締結した理由

(3) 会社法第423条第1項の損害のうち,甲が賠償する責任を負わないとされた額

第7条(責任の減免後の退職慰労金等の供与)

甲は,甲が本契約によって第3条に規定する限度を超える部分について損害を賠償する責任を負わないとされた場合において,乙がその後に甲に対し会社法第425条第4項で定める退職慰労金その他の法務省令で定める財産上の利益を与えるときは,株主総会の承認を受けなければならない。

第8条(責任の減免後の新株予約権)

1 甲が本契約によって第3条に規定する限度を超える部分について損害を賠償する責任を負わないとされた場合において,甲が会社法第425条第1項第2号の新株予約権を行使し,または譲渡するときは,株主総会の承認を受けなければならない。

2 甲が本契約によって第3条に規定する限度を超える部分について損害を賠償する責任を負わないとされた場合において,甲が会社法第425条第1項第2号の新株予約権を表示する新株予約権証券を所持するときは,甲は,遅滞なく,当該新株予約権証券を乙に預託するものとする。この場合において,甲は,前項の譲渡についての承認を得なければ,その新株予約権証券の返還を請求することができない。

第9条(税務処理)

甲は,本契約に基づく責任限定に関する税務上の問題については自己の責任で処理するものとする。

第10条(役員賠償責任保険)

乙は,役員賠償責任保険に関して,加入するか否か,保険契約の内容その他の事項を,適宜決定することができる。

第11条(効 力)

1 甲が乙または乙の子会社の業務執行取締役,執行役または支配人その他の使用人に就任したときは,本契約は,将来に向かってその効力を失うものとする。

2 甲が乙の非業務執行取締役の地位を喪失した後も,甲が乙の非業務執行取締役として行った行為に関しては,本契約が適用されるものとする。

第12条(拘束力)

1 本契約は,甲乙およびその承継人のために効力を有するものとする。

2 本契約の締結後,乙に合併,会社分割その他の組織変更があった場合でも,乙は,本契約に基づく責任限定と同等の責任限定を引き続き甲に与えるように必要な措置を講ずるよう努めるものとする。

第13条(他の規定に基づく救済)

1 本契約に基づく責任限定は,絶対唯一のものではなく,会社法その他の法令または乙の定款による他の責任限定および救済を妨げるものではない。

2 総株主の同意,会社法第425条第1項に基づく株主総会の特別決議,または会社法第426条第1項および乙の定款に基づく取締役会決議によって,第3条に規定する限度を超える部分の全額について甲の責任が免除された場合には,本契約は適用されないものとする。

第14条(契約内容の変更)

本契約の内容は,本契約当事者の書面による合意によってのみ変更することができる。

第15条(完全合意)

本契約は,本契約事項に関する本契約の当事者間の完全な合意を構成し,口頭または書面によるとを問わず,本契約当事者間の本契約事項に関する事前の合意,表明および了解に優先する。

第16条(分離可能性)

本契約のいずれかの条項またはその一部が無効または執行不能と判断された場合であっても,本契約の残りの規定および一部が無効または執行不能と判断された規定の残りの部分については,継続して完全に効力を有し,本契約当事者は,当該無効もしくは執行不能の条項または部分を適法とし,執行力を維持するために必要な範囲で修正し,当該無効もしくは執行不能の条項または部分の趣旨に鑑み法律上および経済上同等の効果を確保できるように努める。

第17条(準拠法)

本契約の準拠法は日本法とし,日本法によって解釈適用されるものとする。

第18条(専属的合意管轄裁判所)

本契約に関する紛争については,○○地方裁判所を第一審の専属的合意管轄裁判所とする。

第19条(協 議)

本契約に定められていない事項または解釈上疑義が生じた事項については,その都度,甲乙誠意をもって協議決定する。

本契約の成立を証するため本契約書を2通作成し,甲乙各記名押印の上,各1通を保有する。

平成  年  月  日

甲:住   所            

乙:住   所         

会 社 名           

氏   名          印   代表取締役

まとめ

社外取締役を選任する際には、責任限定契約を締結するのが一般的な対応です。

社外取締役を務めるにあたり、多額の賠償責任を負うリスクの存在は、就任をためらわせるには十分な理由といえます。

よって、少しでも社外取締役に就任しやすい環境を構築するため、責任限定契約が締結できるよう整備するのが望ましいといえるでしょう。

責任限定契約を社外取締役と締結するための要件は以下の通り。

  1. 定款に定めがあり、かつ、登記がなされていること
  2. 職務執行につき善意・無重過失であること
  3. 定款の変更にあたり監査役の同意があること(監査役がいる会社のみ)

要件に不備があれば、責任限定契約の締結ができないので注意しましょう。

近年は社外取締役のニーズが増える一方で、担える人材は不足している状況です。他社との人材獲得競争に負けないためにも、新しく社外取締役の選任を考えている企業は、就任しやすい環境の構築を怠らないようにしましょう。